Kuinka paljon yrityksesi häviää
menetetyistä puheluista vuodessa?

Tiedät tunteen. Puhelin on soinut toimistossa sillä hetkellä, kun olet ollut asiakkaan kanssa, ajanut autolla tai syönyt lounasta. Katsot myöhemmin puhelinta ja näet tuntemattoman numeron. Ehkä soitat takaisin, ehkä et.

Useimmat yrittäjät ajattelevat menetetyistä puheluista pelkkänä pieneen haittana. Se on kuitenkin yksi suurimmista näkymättömistä kustannuksista, joita pk-yrityksillä on. Ja koska sitä ei lasketa, sen ei edes ajatella olevan ongelma.

Mitä tutkimukset sanovat?

HubSpotin asiakaspalveluraportin mukaan 78 prosenttia asiakkaista, jotka eivät tavoita yritystä ensimmäisellä yrittämällä, eivät soita uudelleen. He etsivät saman palvelun muualta tai luopuvat kokonaan. Vain noin joka viides soittaa toiseen kertaan.

Toinen relevantti luku: vastaamatta jääneet puhelut sijoittuvat tyypillisimmin lounasaikaan, iltapäiväruuhkaan ja aukioloaikojen ulkopuolelle. Juuri silloin, kun potentiaaliset asiakkaat ovat vapaana soittamaan.

Lasketaan sinun yrityksesi luvut

Otetaan konkreettinen esimerkki. Kuvitellaan pieni, yhden tai kahden henkilön yritys Tampereella. Vaikkapa fysioterapiavastaanotto tai autohuolto. He saavat noin 20 puhelua päivässä. Viidestä kymmeneen niistä jää vastaamatta, koska hoitaja tai mekaanikko on jo asiakkaan kanssa.

Luvut vaikuttavat suurilta, mutta ne perustuvat konservatiivisiin arvioihin. Jos käytät matalampia lukuja, vaikkapa vain 3 uutta asiakascontactia päivässä ja 250 euron asiakkuusarvoa, vuosihäviö on silti yli 60 000 euroa.

Miksi tähän ei kiinnitetä huomiota?

Syy on yksinkertainen: menetettyä asiakasta ei kirjata minnekään. Se henkilö, joka soitti maanantaina klo 12.15 eikä saanut vastausta, ei koskaan näy kassajärjestelmässä tai asiakasrekisterissä. Hän on näkymätön häviö.

Sen sijaan olemassa olevien asiakkaiden reklamaatiot, kassavirran ongelmat ja henkilöstökulut ovat konkreettisia ja mitattavia. Niihin reagoidaan. Menetettyjä mahdollisuuksia ei kukaan laske, ja siksi niiden kokonaissumma pääsee paisumaan vuodesta toiseen.

Aukioloajat ovat jo historiaa asiakkaiden näkökulmasta

Suomessa kuluttajat ovat tottuneet verkkokaupoista ja palveluista, jotka toimivat kellon ympäri. He tutkivat vaihtoehtoja iltaisin, vertailevat hintoja sunnuntaisin ja tekevät ostopäätöksiä milloin parhaiten sopii. Kun he haluavat tiedustella paikallisen parturin tai fysioterapeutin palveluista illalla, he soittavat. Jos kukaan ei vastaa, he etsivät seuraavan vaihtoehdon verkosta.

Tämä ei tarkoita, että yrittäjien pitäisi olla tavoitettavissa vuorokauden ympäri henkilökohtaisesti. Se tarkoittaa, että jonkun tai jonkin pitää vastata silloin kun asiakas haluaa ottaa yhteyttä.

Mikä on ratkaisu?

Tekoälyvastaanottaja vastaa puheluihin silloin kun ihminen ei voi. Se vastaa kysymyksiin, varaa aikoja kalenteriin ja kerää yhteystiedot takaisinsoittoa varten. Kaikista puheluista jää kirjallinen yhteenveto, joten mikään ei katoa.

Luvut ovat arvioita, ja jokaisen yrityksen tilanne on erilainen. Siksi tarjoamme maksuttoman demon, jossa käymme yhdessä läpi sinun yrityksesi luvut. Moni asiakas on ollut yllättynyt siitä, miten pienestä investoinnista on kyse suhteessa siihen, mitä jää tällä hetkellä pöydälle.

Ensimmäinen askel: laske omat lukusi

Katso viimeisen kuukauden puhelulokit. Kuinka monta puhelua meni vastaajaksi tai jäi kokonaan vastaamatta? Kerro se neljällä saadaksesi vuosiarvion. Kerro se sitten arviollasi yhden uuden asiakkaan arvosta. Saatat yllättyä.

Jos et pysty saamaan näitä lukuja puhelimesta, se kertoo jo jotain oleellista: et tällä hetkellä edes tiedä, kuinka paljon menetät. Tekoälyvastaanottaja ratkaisee molemmat ongelmat kerralla. Se sekä vastaa puheluihin että kirjaa jokaisen kontaktin järjestelmään.